Por lo tanto, debe reunir algunas características generales para su lectura y comprensión:

-Norma de estricto cumplimiento para todas las funciones de la entidad, respaldada por un acto legal, como una resolución para el sector público o una disposición administrativa o circular interna para lasa entidades del sector privado.

-Documento conciso y breve, redactado en forma sencilla, con terminología universal. De fácil compresión y manejo por parte de todas las funciones.

-Contemplar la totalidad de todos los procesos, sin permitir excepciones a ninguno de los niveles jerárquicos de la entidad.

-Es un documento que debe conocer toda persona de la entidad involucrada en los procesos de producción, recibo y despacho de comunicaciones. Por lo tanto su uso no es privativo de la oficina de administración de documentos, sino que debe estar al servicio de toda la entidad.

-La elaboración y presentación del manual debe permitir la actualización futura de todos los procesos de correspondencia.