El archivo es un conjunto de documentos que están regidos bajo la producción, recepción, distribución, seguimientos, conservación y consulta de los documentos escritos.

Los archivos también están encargados de la conservación de dichos documentos y consulta, en le archivo se guarda parte significativa de la historia ya que en ellos no solamente quedan registros de hechos públicos y privados sino también ciencia arte por este motivo es necesario regular su información.

Los archivos no solamente tienen que ser documentos hechos con tintas y guardados en libros sino que también hay archivos electrónicos su definición es:

Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura –orgánico-funcional del productor, acumulado en un proceso natural por una persona o Institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

ARCHIVO

Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulado en un proceso natural, por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, sirve como testimonio de la información o fuente de la historia.

También se puede entender como la institución que esta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

ARCHIVO PÚBLICO

Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio publico por entidades privadas.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PÚBLICO

Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

ARCHIVO TOTAL

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos del ciclo vital.

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Registro de información producidas o recibidas




ARCHIVO DE CONTROL

Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

ARCHIVO CENTRAL

En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que sigue teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

ARCHIVO HISTORICO

Es aquel al que se transfiere desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.

ARTESANIAS DMG


002

Bogotá, 30 de enero de 2009



Señor
Wilmar García
Gerente
Baby Shop
Transversal 17 B 16 18
Bogotá D.C,


Asunto: Presentación de producto


Cordial Saludo,

Nuestra empresa esta conformada por unos excelentes artesanos, que a lo largo de los años ha mejorado al 100% la calidad de nuestros productos.

Estas artesanías están hechas de diversos materiales tales como: nailon, pepitas mininas y tela; lo mejor de este producto es que lo pueden utilizar personas de todas las edades.

Gracias por la atención prestada.




Charol Vejarano
Jefe de Recursos Humanos





Jully P.




Dirección: Carrera 49 D 70 18 Teléfono: 7 17 02 43 - 7 18 66 19

Por lo tanto, debe reunir algunas características generales para su lectura y comprensión:

-Norma de estricto cumplimiento para todas las funciones de la entidad, respaldada por un acto legal, como una resolución para el sector público o una disposición administrativa o circular interna para lasa entidades del sector privado.

-Documento conciso y breve, redactado en forma sencilla, con terminología universal. De fácil compresión y manejo por parte de todas las funciones.

-Contemplar la totalidad de todos los procesos, sin permitir excepciones a ninguno de los niveles jerárquicos de la entidad.

-Es un documento que debe conocer toda persona de la entidad involucrada en los procesos de producción, recibo y despacho de comunicaciones. Por lo tanto su uso no es privativo de la oficina de administración de documentos, sino que debe estar al servicio de toda la entidad.

-La elaboración y presentación del manual debe permitir la actualización futura de todos los procesos de correspondencia.

CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

OBJETIVOS

Establecer la unificación de procedimientos y pautas de organización en el proceso del ciclo vital de los documentos es decir, desde el momento mismo de su gestación hasta su destina final.

CARACTERÍSTICAS GENERALES:

El manual de archivo y correspondencia es un documento que recoge, las normas y procedimientos que se deberan aplicar en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr la agilidad y eficiencia en la toma de decisiones de la entidad.Por lo tanto, debe reunir algunas características generales para su lectura y comprensión:

MANUAL DE CORRESPONDENCIA

INTRODUCCIÓN


Este manual esta basado en los conocimientos que se obtienen a través de un determinado proceso y así mismo darles a conocer a las demás personas todo lo relacionado con la correspondencia en una empresa en general.


OBJETIVOS

General:

Resaltar los puntos importantes que se manejan en la correspondencia y archivo.

Específicos:

-Orientar y especificar los temas a tratar en el manual de correspondencia para el buen manejo de la empresa.

-Informar a las personas el uso adecuado de la correspondencia y sus documentos.